Seguro te preguntas ¿por qué debo tratar de ser más productivo? Especialmente si trabajas para alguien más o por tu propia cuenta.Pero la verdad, es que mejorar tu productividad te dará ventajas competitivas, más importante aun, te ayudará a disminuir el estrés que te causa no manejar correctamente tú tiempo.
Esto no es algo sencillo, toma una gran cantidad de determinación pues se trata de cambiar algunos malos hábitos poco a poco. Para ayudarte a sacar el máximo provecho de tu tiempo con estos útiles consejos:
1.- Entiende los horarios de tu cuerpo
Es muy importante organizar tu día en torno a los ritmos naturales de tu cuerpo. Trata de ubicar en qué momentos del día te sientes con más ánimos para trabajar, realiza las tareas más complicadas cuando tu energía esté en el nivel más alto, y guarda las tareas más sencillas para esos momentos en los que te sientas menos animado.
2.- Fija objetivos
Los objetivos te ayudarán a ordenar mejor tu vida, gracias a ellos podrás saber qué actividades debes hacer para cumplirlos. Pero ten cuidado, es importante que al fijar objetivos intentes centrarte más en la finalidad que en el procedimiento. Pues cuando fijas objetivos y piensas en todas las cosas que tienes que hacer para lograrlo, puede surgir un sentimiento de frustración y hace que optes por posponerlo. Así que trata de concentrarte en cómo te sentirás cuando lo logres.
Puedes marcar tareas diarias que te ayudarán a lograrlo. Esto sirve muy bien para las personas que están planeando iniciar un negocio.
3.- Realiza una lista de cosas por hacer
Para mantener un orden de tus proyectos es necesario que cada día realices una lista de las actividades que tienes que realizar. De esa forma tendrás un orden y podrás establecer prioridades. Trata de organizarlas considerando las tareas más importantes y la cantidad de tiempo que necesitas para cada una, así podrás saber cuáles necesitan realizarse en tus momentos de energía.
Muchos recomiendan realizar está lista por las mañanas, pues si la realizas antes de dormir hay una gran probabilidad de que vayas a dormir estresado por pensar en el mar de tareas que tienes por hacer.
4.- Evita las distracciones
Uno de los principales retos para lograr ser productivos es evitar las distracciones que le restan tiempo a tus horas de trabajo. Así que trata de evitarlas, identifica las actividades que más te quitan tiempo y asígnales un lapso determinado.
Por ejemplo, si notas que tardas demasiado respondiendo correos porque estás en Facebook, asigna 15 o 20 minutos para contestar correos y pasarte a lo siguiente. Lo importante es que encuentres la mejor solución para esas cosas que te hacen distraerte en las horas laborales.
5.- La técnica de los 15 minutos
Hay una infinidad de cosas sencillas que estamos posponiendo todo el tiempo, esta técnica consiste en que dejes de posponerlas y asignes 15 minutos para completarlas. Identifica esas tareas sencillas y asígnales un espacio para no seguirlas arrastrando. También es una buena idea que las realices durante los tiempos muertos, como cuando esperas una junta.
6.- Realiza tareas similares juntas
También es recomendable agrupar las tareas que son similares para llevarlas a cabo juntas y liberar algo de tiempo. Por ejemplo, puedes realizar todas las llamadas que necesitas hacer y responder correos electrónicos en el mismo bloque de tiempo.
7.- Deshazte de lo más difícil
Otra buena estrategia es llevar a cabo la tarea más difícil primero. Elimina esa tarea difícil en las primeras horas de tu día, esto te ayudará a impulsarte y establecer una sensación de logro durante el resto del día.
8.- Evita hacer muchas cosas a la vez
Saber optimizar el tiempo no es sinónimo de hacer todo rápido y mal. Es más sencillo si realizas una tarea después de la otra, de esa forma te concentras en realizar una actividad a la vez para realizarla de forma correcta, y no varias tareas mal hechas al mismo tiempo.
9.- Toma descansos
Las tareas complejas requieren mucho esfuerzo mental, y tu cerebro solo puede concentrarse en una cantidad limitada de tiempo. Por lo tanto, es importante que puedas tomar descansos para despejar tu mente. Trata de dar algún paseo breve o socializar un poco para regresar a tus actividades con energía.
10.- Técnica Pomodoro
Esta técnica consiste en desglosar tu jornada de trabajo en intervalos de 25 minutos, con algunos minutos de descanso entre cada uno, los primeros bloques trata de descansar entre 3 y 5 minutos, en los siguientes de 10 a 15 minutos. Su creador, Francesco Cirillo, descubrió que los descansos cortos y frecuentes ayudan a las personas a recuperar la agilidad mental y la claridad después de 25 minutos de trabajo ininterrumpido.
11.- Mejora tu entorno de trabajo
Asegúrate de que tu espacio de trabajo tenga el ambiente necesario para que hagas tu trabajo. Realiza cambios hasta que te sientas a gusto.
12.- Cuida tu salud
Finalmente, puede ser que esto no te parezca importante, pero si no te mantienes sano es seguro que no podrás mantenerte productivo. Una de las principales razones por las que organizar tus tareas y administrar tu tiempo son tan importantes es porque te ayudan a llevar una vida más tranquila, sin estrés. El estrés puede causarte daños a la salud que no te permitirán disfrutar tu vida fuera del trabajo.
Así que trata de darte algo de tiempo para hacer alguna actividad física y cuidar tu alimentación. Ahora que ya tienes una lista solo debes poner en práctica estos consejos y comenzar a tener una jornada laboral más productiva.
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