Todo sobre el Timeblocking

El Time Blocking es una estrategia de planificación de tareas que divide el tiempo en tandas, de tal manera que las clasificamos por semejanza para que la inversión de tiempo que dedicamos a cada una sea lo más rentable posible. Está demostrado que la productividad con este método de gestión de tiempo aumenta y que permite ser más eficiente en la consecución de objetivos.

El time blocking es muy útil si por ejemplo:

Realizamos varias tareas a la vez.
Necesitamos saber en qué empleamos nuestro tiempo.
Queremos mantener la concentración en las tareas que realizamos.
Tenemos sobrecarga de trabajo.
Necesitamos encontrar un equilibrio personal y ser más productivos.

Cómo implementar el método en tu vida

Lo primero que debemos tener claro es cuáles van a ser los bloques en los que vamos a dividir nuestro tiempo y qué lapso vamos a escoger para planificar las tareas. Como siempre, lo mostraré con ejemplos.

Un bloque de tareas puede ser "limpieza de la casa". Dentro de ese bloque podemos tener subapartados que están relacionados: fregar, limpiar el polvo, hacer las camas, sacar la basura, ordenar las habitaciones... El conjunto de tareas relacionadas forman un bloque. En cuanto al tiempo que queremos escoger para bloquear es una decisión personal que debemos aplicar en función de nuestras propias necesidades y autoconocimiento. Podemos hacer bloques por día, por semana o por mes. Es decir, planificar en función de lo recurrente que sean las cosas que tenemos que hacer. Hacer las camas o la comida es una tarea diaria mientras que hacer la compra puede ser algo que hagamos una vez en semana.

En definitiva, se agrupan las tareas en función de su similitud y se dedica un tiempo específico a cada grupo, ya que así podemos trabajar tareas parecidas en el mismo bloque de tiempo. A mí me funciona mejor el time blocking semanal.

Cuando ya le hemos dado un nombre y apellidos a cada bloque es hora de dedicar un momento a la semana para la planificación. El mejor momento es el domingo por la tarde-noche y se planifica la semana siguiente entera. No deben existir excusas para no sentarse unos minutos y pensar en una buena organización, sobre todo si tenemos muchas cosas que hacer y nos parece que nos falta tiempo.

Agarramos entonces un planificador semanal o una app del tipo Google Calendar y empezamos a jugar al tetris. Vamos colocando uno a uno los bloques de tareas y les asignamos un espacio de tiempo concreto y definido, por ejemplo: lunes de 9:00 a 11:00 limpieza de cocina y baño, de 11:00 a 12:00 leer y contestar mails, de 12:00 a 12:30 descanso...y así con todo. No debemos dejar ningún hueco sin ocupar.

El time blocking debe contemplar los descansos y los tiempos de ocio personal. Esto evita el efecto de la productividad tóxica, sobrecargarse de trabajo y el desgaste físico y mental que puede provocar el hecho de estar siempre haciendo algo.

Dale color a los bloques

Es muy importante hacer que método sea visual y eso se consigue dándole un color determinado a cada bloque. Es esencial reconocer a golpe de vista dónde están situadas las tareas solo reconociéndolas por el color. Este truco es al gusto, podemos escoger el color que más nos guste para cada grupo. Incluso podemos usar esos colores para darles un orden de prioridad, por ejemplo, rojo para lo más importante, amarillo para lo urgente y verde para lo más liviano.

Los objetivos deben ser realistas

La productividad consiste en hacer el mayor número de cosas en el menor tiempo posible pero si nos marcamos objetivos poco realistas se pueden dar dos situaciones muy incómodas que van de la mano: la de no acabar todo lo que nos habíamos planteado y por ende, sentirnos frustrados por el hecho de no haber acabado todo a tiempo. Es por ello que hay que plantearse sólo aquellas tareas que sean importantes y que deban hacerse sí o sí, es decir, las que sean imprescindibles para mantener una homeostasis personal. Y no sólo las tareas deben ser realistas, el tiempo que se emplea en hacerlas también. Recuerda que debemos proponer un tiempo determinado para acabarlas y que la Ley de Parkinson debe estar presente en el momento de la planificación.

"La complejidad de una tarea se expande hasta ocupar el máximo tiempo disponible para realizarla".

Ley de Parkinson

La clave del time blocking es planificar las tareas importantes y establecer un límite acotado de tiempo para hacerlas. Esto evita en gran medida la procrastinación y la pereza.

Ahorrando energías

Antes hablaba sobre la productividad y la eficiencia para llevarlas a su máxima potencia. Existe una fórmula para añadir más potencia al time blocking y consiste en gestionar la energía para que se vaya agotando poco a poco a lo largo del día. Se trata de usar la inteligencia y el sentido común, pues consiste básicamente en realizar las tareas más duras o difíciles a primeras horas de la mañana, cuando hemos descansado nuestras 7-8 horas de rigor y nuestro físico y nuestra mente trabajan a 100%. No es sensato ponerse a barrer y fregar la casa a las 11 de la noche, esos momentos mejor dejarlos para leer, relajarnos viendo la tele o acostarnos para afrontar el día siguiente; como tampoco es lógico estar inactivos por la mañana.

La flexibilidad y los imprevistos

El sistema permite contemplar aquellos imprevistos que puedan surgir a lo largo de la semana o del tiempo que hayamos "bloqueado", de tal forma que podemos intercambiar, modificar y reubicar bloques a otro momento. Puede parecer en un primer momento que vamos a estar arrastrando tareas por el hecho de que surja un imprevisto pero es que el método contempla que todos los huecos se han de ocupar incluso cuando existen momentos muertos en los que sabemos que no realizamos tareas. Esos son los momentos que después aprovecharemos para recolocar las tareas más sencillas de la semana. Esto sólo pasa puntualmente y no debe preocuparnos, solo debemos ser conscientes del tiempo que disponemos para hacer el resto de tareas, tratando de ser flexibles con los cambios.

Los momentos para reflexionar

Es posible que al principio de instaurar este método en nuestras vidas necesitemos un tiempo para reorganizar, cambiar o recalcular las tareas que realizamos y qué tiempo empleamos en cada una de ellas. Una tarea concreta puede llevarte más o menos tiempo del que habías estimado y es entonces el momento de reajustar el método. A la siguiente semana, cuando toque ponernos a planificar podremos tener en cuenta estas observaciones para remodelar la planificación, de tal forma que podamos encontrar nuestro modelo ideal. Los cambios deben tener en cuenta siempre la mejora del sistema, el ahorro del tiempo y del esfuerzo. Ni que decir tiene que en la realización de lo bloques, nuestra concentración debe ser la principal herramienta para el avance.

Otra forma de reflexionar consiste en evaluar al final del día lo cansados que nos encontramos, es decir, la energía que se ha ido empleando para cada bloque. Unas veces, el desgaste será físico si las tareas son físicas y otras veces el cansancio será mental. Si nos sentimos muy agotados después de realizar un bloque es posible que no estemos calculando bien la forma y el tiempo que hemos dedicado a realizarlo.

Espero que este post os sirva para ser más productivos y eficaces a la hora de emplear el tiempo disponible. Un beso soñador :*