Cómo organizarte con una agenda (incluso si nunca has usado una)

¿Agenda de toda la vida o bullet journal? ¿vista diaria o semanal? ¿con fecha o sin fecha?

Cuando te planteas por primera vez empezar a usar una agenda o similar (de forma analógica) para empezar a organizarte, y quizás escapar de un caos de post it, o listas de tareas desperdigadas por doquier... ¿con qué te encontraste?

Si ya tienes unos cuántos años, quizás recuerdes que antes había poca variedad. Las agendas diarias o semanales, básicas, que vendían en toda papelería y/o bazar, de carácter serio, y la mítica Filofax , un sistema de anillas con recambios, también con aires muy de oficina y traje de corbata (¡recuerdo una feliz época en la que vendían recambios de todo tipo para agendas de anillas, tipo Filofax, pero de marca blanca, en la mayoría de bazares y papelerías grandes!)

Poco a poco, el boom de las agendas escolares con diseños para escolares, de moda, que podías encontrar hasta en los grandes supermercados, y con las que empecé a tomarme más en serio (pese al aspecto poco serio) esto de organizarme con una agenda, mis tareas del instituto y más tarde, de la universidad.

Pero hace relativamente poco, pongamos ¿10 años quizás? todo este mundo explosionó en toda una moda, quizás ayudado por el auge de Instagram, y sirvió de catapulta para que muchas locas de la papelería (como yo, holi..) gozásemos de lo lindo con la variedad, tanto de estilos como de sistemas.

Quizás te encuentres en ese primer escalón, el saber cuál es tu sistema. Para eso, te recomiendo pasar por esta lectura. Personalmente, te recomiendo analizar qué necesidades tienes, antes de lanzarte a comprar la marca de moda.

Por eso, en el post de hoy, quiero hacerte un breve repaso por aquellas áreas que puedes querer / necesitar gestionar a través de tu agenda [como siempre, en un intento de inspirar y no dirigir, ya que cada una de nosotras somos únicas y tenemos nuestras propias necesidades, no necesariamente iguales a las demás]

¿Qué necesitas plantearte primero?

Lo más básico para mi es tener claro tu propósito con la agenda, es decir, ¿qué quieres organizar con tu agenda?

¿Necesitas organizar tu trabajo? ¿tu vida diaria? Dependiendo de en lo que trabajes, puedes necesitar detallar más o menos información. En mi caso, uso dos agendas diferentes: una para mi vida personal (donde puedo registrar de forma esporádica eventos del trabajo que influyan en ella), y otra exclusivamente para la jornada laboral, donde tengo detallado todo el listado de proyectos y tareas que tengo que hacer.

Si mezclase ambas áreas, el tema laboral se comería gran parte del espacio, y aunque es posible hacerlo, personalmente a mí no me gusta. Pero como te digo, es una cuestión personal.

Plantéate por tanto, qué quieres registrar: eventos, rutinas, tiempo libre, temas del cuidado de la familia, mantenimiento de tu casa, tus hobbies, deporte...

¿Qué secciones vas a necesitar / querer utilizar?

Las secciones básicas de toda agenda (pre-diseñada) incluyen calendarios mensuales, semanales y/o diarios.

En un calendario mensual, puedes querer anotar citas relevantes (ej: graduación), eventos de todo el día (ej: Viaje a París), o eventos anuales (ej: un cumpleaños). También aquellas actividades que realizas una (o varias) veces al mes, (ej: pagar el alquiler), o que son semanales (ej: clase de yoga). Se trata de tener una vista general de aquello que no quieres olvidar.

En un calendario semanal, tu objetivo es integrar tus listas de tareas para avanzar en aquellos objetivos / proyectos que tengas abiertos, teniendo en cuenta ese calendario mensual que ya has preparado previamente. La idea es tener una vista previa de cómo tienes la semana organizada, con compromisos que ya tienes, para conocer qué tiempo libre dispones, para avanzar en tus objetivos. En caso de estar muy llena, quizás puedas plantearte aplazar ciertos compromisos, o, si no es posible, reducir tu carga en otras áreas.

Ayuda mucho a organizarse, el conocer la fecha en la que vencen ciertas tareas (que tendrás que priorizar frente a otras), y de aquellas que no tienen fecha de realización, es útil también priorizarlas (porque, desengáñate: no vas a poder hacer todo lo que te plantees -y más si eres curiosa y multipotencial como yo, que todo te atrae)

Por último, puede interesarte un sistema más al detalle, con un planificador diario. Idealmente, te recomiendo revisar tu agenda por la mañana y por la noche. De esta forma, revisas en el primer caso, qué necesitas resolver HOY, y en el segundo, revisas qué se ha cumplido, y qué está pendiente, para mañana. Con 5 minutos al inicio, y 5 minutos al final, podrás llevar un mantenimiento de aquello que es importante y necesitas tener en cuenta.

¿Qué otras cosas podrías querer registrar en tu agenda?

Además de tus eventos, citas y lista de tareas, puede resultarte útil llevar un registro de elementos como:

Un calendario de entrenamiento

Una planificación de tu menú

Citas médicas o síntomas de salud que necesites registrar

Tu ciclo menstrual (y un plus, si registras tu energía, para conocerte mejor*)

Tus rutinas (de mañana, de noche...)

Tus objetivos y su progreso

Los hábitos que estés trabajando

Tus gastos e ingresos, si estás intentando ahorrar o pagar una deuda

Las tareas del hogar

Puedes reservar espacio para un poco de microjournaling, por ejemplo, con palabras clave del día, que resuman lo que has hecho y/o lo más importante, o un par de líneas que dediques a la expresar gratitud.

Unos últimos consejos

Una vez ya empiezas a coger la costumbre de usar tu agenda para organizarte, siempre puedes incorporar estos trucos para mejorar tu organización:

Usa la técnica del time blocking (organizarte por bloques de tiempo temáticos) para reservar tiempo para tus tareas y eventos más importantes, así como tus objetivos. De esta forma te aseguras que le das importancia y prioridad, y sacas tiempo para hacerlo. Puedes leer más sobre Time Blocking aquí. Igualmente, usa la técnica del time blocking para reservar tiempo para descansar y el ocio. Que en la vida, no todo es trabajar.

Agrupa las tareas que sean similares, para cuando te pongas con una de ellas, continúes con otra similar. De esta forma no perderás tiempo cambiando de herramientas, lugar o incluso concentración, y te será más sencillo abordarlas.

No llenes toda tu agenda, al milímetro. Deja espacios vacíos entre los bloques de tiempo que organices. Muchas veces, las tareas nos llevan más tiempo del que pensábamos, o tenemos interrupciones. Si planificamos todo el tiempo, lleno, sólo nos causará frustración porque tendremos la sensación de no estar terminando lo que te propones.

En su lugar, planifícate no más de 3 tareas importantes al día, y si quieres, una lista pequeña, de 5 o 6 acciones secundarias, que podrías atender si te sobra tiempo. Terminar tan solo esas 3 tareas te resultará satisfactorio, pues sabes que son las importantes.

Esto me lleva a hablarte de la Ley de Pareto (que viene a decir que el 80% de tu éxito viene del 20% de tu esfuerzo), es decir, es mejor que te centres en hacer una única cosa cada día, pero que realmente te acerque a tu objetivo, que hacer 100 otras cosas minúsculas, que no.

Te lo explico con un ejemplo: Si quieres estudiar para el examen que tienes en dos días, es mejor que te planifiques hoy estudiar 4 horas, y nada más, y que te pongas a ello. Y, si cuando termines, tienes tiempo libre, te dediques a limpiar por casa, por ejemplo. En vez de hacerlo al revés. Que sí, que tu casa estará limpia, pero quizás necesites estudiar para ese examen, y ya limpiarás cuando termines.

Obviamente, el utilizar una agenda para organizarte, es al final un hábito que tienes que trabajar, y sobre todo, sobre el que tienes que ser constante.

No necesitas ser una artista, ni usar multitud de materiales. Para organizarte, solo necesitas un sistema. Lo demás, es extra. Es más, te recomiendo empezar a organizarte sin tantos adornos, que quizás te resulten entretenidos y un aliciente los primeros días para abrir la agenda, pero te pueden distraer de lo principal: tu propósito (organizarte).

Otro tema, es el de qué método utilizar (agenda típica, bullet journal, digital, GTD, Kanban...) pero eso, nos da para otros muchos post.

* Sobre la relación de la energía y la menstruación, y cómo afecta a tu organización, hablaremos más adelante, porque es un tema que, una vez lo conoces, resulta muy interesante de tener en cuenta.

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