Trabajar desde casa de forma productiva ¡es posible!

El teletrabajo ha venido para quedarse, al menos en un mayor porcentaje de puestos, si lo comparamos con cifras de hace un par de años. Algo bueno tenía que tener esta pandemia, y es que ha permitido a muchas empresas y a muchos trabajadores, probar a trabajar en remoto. Para mí, como ya te contaba en este post, es mi opción de trabajo desde hace ya cerca de 9 años. Pero empezar a teletrabajar no es sencillo (aunque a priori pueda parecerlo, en fin, ya sabes, solo es ponerte delante del ordenador, verdad -ironía modo On- ), y menos aún, en un contexto de preocupación, y con niñ@s en casa. Dejando de lado momentáneamente el Covid y todo lo que supone, hoy quiero traer una serie de ideas, para que puedas poner en práctica durante tus días de trabajo a distancia, y consigas mantener tu foco y productividad.

Crea un buen espacio de trabajo

Es necesario marcar límites para separar aquellos espacios donde trabajas, del resto, donde te relajas, descansas o te relacionas con la familia. Aunque sea algo tan sencillo como usar un portátil y apagarlo (y guardarlo) al terminar la jornada. Tener asociado ese gesto de "terminar", o mejor aún, disponer de una habitación para el trabajo, te permitirá marcar límites tanto psicológicos, como físicos (en esa habitación -o con ese ordenador- se trabaja, con lo demás, se relaja uno o desconecta).

Además, mantener el orden es importante, para encontrar las cosas que necesitas utilizar durante tu jornada, por supuesto, pero también porque da paz mental. Y esto, que conste en acta, lo pongo aquí por escrito porque es la parte que más necesito trabajar actualmente, el mantener el orden a mi alrededor. Actualmente, mi despacho está hecho una leonera, sin paños calientes, y a veces, cuando intento despejar la mente (buscando un respiro, o inspiración) me provoca una sensación de estrés y malestar. Por eso mismo, insisto en que este punto es más importante de lo que parece.

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Elige el método de organización que mejor se adapte a tu forma de ser + tu trabajo

No es lo mismo ser autónomo (yo me lo guiso, yo me lo como) que trabajar en equipo. Y hay multitud de sistemas para organizarse, desde en analógico (las agendas de toda la vida, a los bullet journal), o en digital (calendarios, apps de gestión de proyectos, apps de trabajo colaborativo...) e incluso métodos y técnicas que tener en cuenta. Por eso te digo: busca, analiza cómo funcionan y prueba cuál es la (o las) que mejor se adapta a ti.

En mi caso, para mi trabajo uso Google Calendar (para compartir fechas clave y apuntar reuniones con el equipo) + Trello (para llevar un registro de proyectos, listas de tareas e incluso "cajón de sastre" para notas e ideas) + un planificador semanal, porque soy bastante analógica en ese sentido, me gusta tener las tareas en papel. En el planificador, anoto las tareas más importantes para cada jornada, y tareas pendientes, que puedo ir haciendo durante la semana. No lo tengo pulido al 100% pero trabajo bien así, aunque como te digo, siempre estoy abierta a probar nuevas maneras para mejorar en este sentido.

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Delimita un horario y Planifica tu jornada de trabajo

A lo mejor, de primeras, puedes pensar que no tiene sentido tener un horario fijo cuando trabajas desde casa, pero no es así. Tener un horario establecido te permite poner límites, tanto contigo misma (ojito que las jornadas en casa pueden alargarse con una facilidad pasmosa), con tus convivientes (por ejemplo, en qué horas tus hij@s pueden contar contigo al 100%) y, si trabajas en equipo o con clientes, es importante comunicar a qué horas pueden esperar que estés disponible para contactar (¿o te gusta recibir mensajes cuando estás cenando, ya dispuesta a relajarte, con temas de trabajo?)

Diseña tu horario ideal, teniendo en cuenta a qué hora te gustaría comenzar, a qué hora te gustaría parar de trabajar, cuándo podrías hacer el descanso para comer... Obviamente, adáptalo a tu realidad: si tienes un horario compartido con tu equipo de trabajo, o unas horas habituales de atención a clientes, o tienes que coordinarte con la familia.

Para mí, lo bueno del teletrabajo es que me ofrece flexibilidad. Tengo un horario habitual, conocido por mi equipo, en el que intento estar disponible, y trabajando (además son ya tantos años que me he adaptado a él). Pero si un día necesito cambiarlo, por motivos médicos, familiares o personales, puedo hacerlo sin mayor problema.

Todos los viernes, antes de cerrar y dar por terminada mi semana laborable, me dedico a planificar la siguiente semana. Teniendo en cuenta los eventos y citas anotadas en el calendario, y la lista de proyectos, creo la lista de tareas "previsible" para cada jornada, por adelantado. Pongo primero aquellas tareas que son las más importantes de cada día (intento que no sean más de 5, una por hora, aprox., y por cierto, este método se conoce como de Ivy Lee. Hacer esto me permite, además de avanzar en los múltiples proyectos que tenemos abiertos a la vez, centrarme en los prioritarios de cada jornada, conocer mi carga de trabajo y centrarme, o mejor dicho, evitar distraerme con tareas que me tendrían ocupada pero que no me ayudarían a avanzar en los proyectos.

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Simplificar tu lista de tareas para avanzar

Dejo además, espacio para aquellas micro tareas, normalmente relacionadas con temas administrativos, que normalmente me llevarían menos de 2 minutos llevarlas a cabo, y que, aunque no son "importantes" (y con esto me refiero a que no son acciones a llevar a cabo dentro de los proyectos), muchas veces son urgentes (si son de atención al cliente, por ejemplo) o son del "día a día" y el mantenimiento del buen funcionamiento de los programas, por ejemplo. Para realizar estas tareas, dejo habitualmente un bloque de tiempo, generalmente hacia las horas donde estoy más cansada, y me cuesta más concentrarme. Esta técnica surge del método GTD de David Allen, que estoy comenzando a implantar para organizarme.

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Automatizar tareas te ahorra tiempo

Todo aquello que puedas dejar automatizado y programado: hazlo. Te ahorrará mucho tiempo de escritura, o de ir saltando de tarea en tarea. Crea y usa plantillas, si usas las redes sociales, programa parte de los contenidos (aquellos que puedas hacer siguiendo un plan de contenidos, por ejemplo), reglas en tu correo electrónico, etc.

Yo tengo diseñadas una serie de plantillas de tareas habituales en la gestión de ciertos proyectos, que solo tengo que replicar cada vez que voy a iniciar uno, y que me sirve de punto de partida (me ahorra unos cuantos minutos rediseñando mi lista de tareas cada vez, por ejemplo).

Establece descansos

Necesitas descansar durante tu trabajo. Da igual en qué puesto estés, y cuándo leas esto. Los descansos son necesarios para poder seguir siendo efectiva en tu trabajo. Las largas horas sentada, mirando una pantalla, manteniendo un nivel de concentración hacen mucha mella en tu bonita cabeza. A corto plazo, estarás agotada, cada vez más. A largo plazo, empezarás a notarlo en tu salud (dolores musculares, problemas para dormir, pérdida de visión, decaimiento...). Darte esos momentos de descanso, de desconectar, es como abrir una ventana en tu mente, para ventilar. Aire fresco.

Una buena herramienta para utilizar durante tu jornada es la técnica Pomodoro, por la que trabajas en intervalos de 25 minutos, separados por pausas de 5 minutos. Esos pequeños descansos del trabajo ¡son oro! te permiten descansar, cambiar de tema y mantenerte concentrada durante el siguiente tramo. Yo los aprovecho (porque eso es lo bueno de estar en casa) para poner o tender una lavadora, hacer las camas, o si hay algún plato que dejar "cocinándose solo" (como en la olla o el horno)... incluso los días más "TOP", me pongo a hacer un poco de ejercicio (ese día me he ganado una medalla...)

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Adiós, distracciones

¡Oh querida! Quizás este sea el primer escalón con el que tropieces, cuando empiezas a teletrabajar (y te lleve al segundo, el de las jornadas eternas) las distracciones. Y es que, no olvides, que al fin y al cabo estás en tu casa, no en tu oficina. Estás rodeada de tus cosas, cosas que te gustan, que te interesan, y "no tienes a nadie mirándote". Es muy fácil caer, y una vez lo haces, corres el riesgo de que te atrapen durante más rato de lo deseado. Te recomiendo mucho, mucho, que evites la tele, a toda costa. No te permitirá concentrarte en lo que estás haciendo y es muy fácil acabar más pendiente de la programación que de lo que tienes en tu ordenador. Si necesitas ruido a tu alrededor, ponte una playlist de música, la radio o un podcast (a mi personalmente me resultan de mayor ayuda para concentrarme, playlist de música ambiente, sin letra que me pueda distraer). También hay webs de ruido de oficina, que, aunque suene a chiste ¡ayudan mucho!

Bonus: si trabajas en equipo ¡cuida la comunicación!

Un problema de trabajar desde casa, y más si estás acostumbrada a trabajar con otras personas en la oficina, es la sensación de aislamiento. Pero hay multitud de formas de estar en contacto "casi" como en persona. Es importante, si trabajas en equipo, que encontréis un método de conocer en qué estáis trabajando. Hay herramientas colaborativas, como Slack, que lo facilitan (con chats, gestión de proyectos colaborativos, listas de tareas, etc). Si usáis habitualmente Whatsapp, tener la app abierta en el navegador web también facilita la tarea. Y por supuesto, establecer una rutina periódica de reuniones (mejor si son videollamadas, ya que verse ayuda mucho a sentirse "en grupo") donde podáis poneros al día. Son las llamadas "dailies" (literalmente, reuniones a primera hora de la jornada, que no deberían llevar más de media hora, donde cada uno de los participantes exponga sus titulares, aquellos proyectos que está trabajando, que ha terminado y en qué necesita ayuda). Vamos, que maneras, hay muchas.

Estos son los consejos que te doy, todos ellos tras ponerlos en práctica durante varios años, y comprobando así su utilidad. PERO como todo, es cuestión de probar, ver qué te funciona ti y qué te gusta. Seguro que hay otras muchas alternativas (Internet es muuuuy amplio), solo es cuestión de buscar ;)

¿Qué te han parecido? ¿hay alguno que te sorprenda? ¿hay algún reto que estés encontrándote teletrabajando, y te apetece compartir? ¡Te espero en comentarios!

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Foto principal: Daniel Thomas on Unsplash

Otras imágenes: Emma Matthews Digital Content Production on Unsplash

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