Hoy propongo un tema que me tiene frita y al que quiero dar solución cuanto antes este año 2017: mi correo electrónico.
A ver, que levante la mano el que al abrir su cuenta de correo electrónico, bien personal, bien profesional, no siente cierta…tensión/angustia/desasosiego ante el número de mails que recibe.
En mi caso tengo una cuenta personal destinada a todo aquello que está relacionado con los niños, la casa, la familia…y a ella llegan correos de la plataforma del colegio, las facturas de la luz, del teléfono, extractos bancarios…pero también un montón de mails de suscripciones que yo no recuerdo haber hecho en la vida. Y estos últimos inundan mi buzón de entrada cada mañana, pero no solo de esta cuenta, sino también las relacionadas con el blog, llegando a veces a tener hasta cientos de correos sin leer.
Por otro lado está mi cuenta de correo laboral. Aquella donde cada día recibo y envío muchísimos mails, y que de la que tengo la sensación creciente de no controlar como debería, que está desordenada y descontrolada.
Además cada vez más frecuentemente tengo la sensación de perder mucho tiempo de mi jornada laboral en el correo y que como bien dice Joaquín Peña, “procesar correo genera una falsa sensación de productividad” .
Así que para empezar el año, decidí buscar y aprender todo aquello relacionado con el control del correo electrónico profesional, y aquí tienes los consejos más útiles que he encontrado :
Hay que FIJAR 2-3 MOMENTOS AL DIA para gestionar el correo electrónico (y cumplirlos): Dicen los expertos que contrario a lo que tu razón dice NUNCA abras tu correo al empezar tu jornada laboral. Primero hay que centrarse en las tareas prioritarias (¿te acuerdas de este post {5 minutos para ser más productivo}?) o en aquellas que traemos en la cabeza ya de camino desde casa. Ese informe, esa factura, esas instrucciones…que si o si tienes que sacar adelante hoy.
Lo ideal es mirar el correo cuando llevas 1 hora trabajando, a medio día y un rato antes de finalizar tu jornada laborar. En todos los casos cierra el correo tras trabajar en él y quita las notificaciones o avisos externos de recepción de correos.
REVISA TUS MAILS Y PRIORIZA. Aquí he descubierto la importancia de filtrar los correos en los que apareces el “Para:” y en los que apareces en “En Copia:“. Comienza por los que apareces en PARA porque son los que requieren tu atención y quizá una intervención más inmediata. Los que apareces EN COPIA puedes archivarlos, o borrarlos si es el caso.
¿QUE HACER CON CADA MAIL?
Contesta inmediatamente aquellos cuya contestación requiera menos de 2 minutos.
Si es importante pero lleva más de 2 minutos anótalo en la agenda o ponte un pos-it para hacerlo más tarde.
Borra sin piedad todo lo que consideres propaganda.
Remite inmediatamente el mail a quien corresponda si no es responsabilidad tuya el asunto.
Clasifica.
DEJA TU BUZÓN DE ENTRADA (Y DE SALIDA) VACÍO. Hay toda una teoría al respecto, conocida como Inbox Zero y que muy razonablemente aclara que la bandeja de entrada ha de ser para los correos nuevos que esperan a ser leídos, contestados y clasificados, no para convertirse en un cúmulo de mails de todo tipo y categoría, leídos o no.
CLASIFICA.¿Y cómo hacemos?
Establece tus categorías.
Crea una carpeta por categoría. Por ejemplo en mi caso, en la cuenta del trabajo, tengo una carpeta de proyectos, otra con mails internos de empresa, otra para facturas/gestión de cobros…
Incluye una carpeta para los “mails sin clasificar“
Después de leer / contestar mueve a la carpeta correspondiente.
Yo llevo unos días poniendo en práctica estos trucos y reconozco que al haber trabajado toda mi vida con otro sistema se me está haciendo complicado, pero efectivamente el día te cunde más y trabajas con menos presión e interrupciones, lo cual se verá reflejado en mi productividad.
¿Tienes algún truco más? ¿Eres de las que mira el mail a todas horas o de las disciplinadas que cumple a rajatabla con las 2-3 veces día?
Un beso,
